Prosedur SOP penerimaan barang di gudang (warehouse)
Sebelum barang disimpan di sebuah gudang penyimpanan, terdapat beberapa tahapan atau prosedur yang harus dilalui. Pemeriksaan surat jalan hingga kondisi barang yang tiba harus melalui pengecekan yang seksama. Hal ini dilakukan untuk memastikan setiap kondisi barang yang akan disimpan pada gudang yang telah disediakan diterima oleh pihak gudang dalam kondisi yang baik. Jika terdapat kerusakan pada barang yang baru saja datang, maka harus segera dilaporkan kepada pihak-pihak terkait untuk tindakan lebih lanjut.
Proses pengecekan barang atau prosedur SOP saat penerimaan barang di gudang ini hampir berlaku dimana saja. Artinya, di setiap gudang akan selalu dilakukan pengecekan barang inbound ketika barang baru datang. Beberapa aspek yang harus diperiksa diantaranya adalah kesesuaian antara surat jalan yang diterima di lapangan dengan informasi data yang diperoleh oleh pihak gudang melalui email atau telepon, jumlah koli dan kondisi barang yang diterima.
Mengapa setiap barang datang perlu diperiksa dengan seksama? Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa pemeriksaan barang dilakukan untuk memastikan setiap barang yang datang diterima dengan baik dengan jumlah koli yang tepat. Pada kasus tertentu, jumlah koli yang tertulis pada surat jalan tidak sesuai dengan jumlah aktual atau jumlah riil barang. Hal ini bisa jadi disebabkan adanya kesalahan hitung saat proses muat barang ke dalam truk. Faktor lainnya adalah kerusakan barang yang diakibatkan saat proses muat atau pengiriman barang.
Prosedur SOP Penerimaan Barang
Berikut ini adalah beberapa tahapan atau prosedur yang dijalankan pada saat ada barang inbound atau barang baru yang akan masuk ke area gudang penyimpanan atau warehouse.
- Staff gudang menerima barang dari pemasok dan menyesuaikan kecocokan data dengan surat jalan yang diterima
- Jika data surat jalan sudah sesuai, selanjutnya dilakukan pembukaan segel box truk untuk pemeriksaan jumlah dan kondisi barang. Dokumentasi berupa foto atau video diperlukan saat proses ini berlangsung.
- Namun jika terjadi ketidaksesuaian jumlah koli barang dengan data surat jalan maka langsung diinformasikan dan dikoreksi bersama staff gudang dan pemasok
- Pemeriksaan quality barang oleh staff QC Incoming
- Barang rejected atau barang dengan kondisi tidak baik akan dilakukan prosedur retur atau prosedur lainnya yang berlaku sesuai instruksi dari pemasok
- Hasil inspeksi oleh staff QC mengenai barang accepted atau barang dalam kondisi baik dilaporkan kepada staff gudang untuk dilakukan proses bongkar dan selanjutnya dilakukan penyimpanan pada lokasi yang telah disiapkan
- Dilakukan proses input penerimaan barang pada system dan proses serah terima barang
- Penerimaan barang dicatat pada stock card beserta detail data dan surat jalannya
Itulah beberapa poin yang pada umumnya berlaku pada prosedur penerimaan bagi barang-barang yang masuk dalam gudang. Setiap gudang menerapkan kebijakan atau memiliki prosedur tersendiri terkait dengan penanganan setiap barang masuk. Bisa jadi urutan langkah-langkahnya berbeda. Namun secara garis besar, pada tahapan ini selalu dilakukan pengecekan barang baik jumlah koli dan juga kondisi barang serta kesesuaian surat jalan dengan informasi yang diterima.
Warehouse / Gudang Penyimpanan Barang
Seperti yang terlihat pada gambar di atas, setiap barang incoming yang datang selalu kami lakukan pengecekan secara menyeluruh. Kami selalu memastikan kondisi barang diterima dengan baik sebelum dilakukan proses penyimpanan barang. Penanganan setiap barang dilakukan dengan sangat baik dan hati-hati sesuai dengan prosedur yang berlaku. Stock opname dilakukan secara rutin dan laporannya selalu kami kirimkan secara berkala. Setiap barang yang ada di area pergudangan kami selalu ditangani dan terjaga dengan sangat baik.
Saat ini banyak tersedia gudang atau warehouse yang dapat disewa untuk penyimpanan barang sementara. Di Tiga Permata Logistik juga tersedia space gudang yang dapat disewa untuk penyimpanan barang-barang yang pada umumnya adalah general cargo. Terdapat empat pergudangan yang dikelola oleh Tiga Permata Logistik yang mana dua pergudangan berada di Surabaya dan dua lagi sisanya berada di Jakarta.
Tidak hanya menyediakan space area penyimpanan saja, kebutuhan handling dan manajemen pergudangan dapat dilayani juga. Handling dan manajemen pergudangan ditangani langsung oleh tim ahli Tiga Permata Logistik yang profesional dan berpengalaman. Alat-alat pendukung aktivitas handling yang diperlukan di area pergudangan tersedia dengan sangat baik seperti handpallet, forklift dan juga loading ramp.
Itulah penjelasan singkat mengenai prosedur yang dilakukan pada saat penerimaan barang di sebuah gudang atau warehouse. Jika membutuhkan support baik kebutuhan sewa gudang penyimpanan barang atau jasa manajemen pergudangan, silakan hubungi Tiga Permata Logistik melalui kontak yang ada di bawah ini. Kami selalu siap kapanpun untuk membantu berbagai kebutuhan Anda. Kepuasan pelanggan merupakan prioritas utama kami.
PT. Tiga Permata Logistik
Surabaya (Head Office) :
Jalan Raya Waru KM 15,
Aloha, Gedangan – Sidoarjo
Telp. 031 – 8533130
Whatsapp : 0811-347-8181
Email : [email protected]
Jakarta :
Pergudangan Zoodia Business Park Unit No.19.
Jl. Husein Sastranegara No.1 Rawa Bokor,
Cengkareng, Tangerang, Banten
Telp. / Whatsapp : 0811-3131-300
Email : [email protected]
Semarang :
Ruko B Ngaliyan Baru,
Jl. Prof. Hamka 110 Semarang
Telp. 024 – 7617353 / 082 336 568 510
Email : [email protected]